Préparer son entretien de recrutement à distance

Les recrutements à distance une nouvelle approche de l’entretien

Éloignement géographique, déplacements coûteux, première prise de contact, présélection, … nombreux sont les motifs pour lesquels un recruteur peut proposer un entretien à distance au candidat. Cette pratique se développe actuellement en raison du confinement dans le public comme dans le privé. Il est raisonnable de penser qu’à court terme (situation de crise) et à moyen terme (valorisation des expériences actuelles), cette pratique, sans nécessairement se généraliser, va se développer.

• Les entretiens d’embauche à distance se développent notamment parce qu’ils offrent un gain de temps aux recruteurs et aux candidats qui n’ont plus à se déplacer.
• Les outils de visioconférence et d’entretiens en ligne permettent aujourd’hui aux recruteurs de réaliser tout ou partie des étapes du processus de recrutement à distance.

Aussi il nous est paru intéressant d’élaborer cette fiche pratique à destination des futurs candidats afin de leurs donner quelques conseils pour leurs permettre de bien se préparer.

Pour rappel, la mobilité est aujourd’hui un élément presque indissociable des parcours et des carrières professionnels.

Les jeunes diplômés qui arrivent sur le marché du travail ou les jeunes salariés ont été encouragés à cette mobilité depuis leurs études supérieures (études à l’étranger, stage à l’étranger, échanges internationaux, stages au sein d’organisations différentes…). Les mutations sont des réponses à un besoin de changement dans le cadre professionnel lorsqu’une routine s’installe ou que le contexte de travail de répond plus à vos aspirations.

Par ailleurs, le développement des nouvelles technologies rapproche les personnes entre-elles, permet d’aller plus loin et plus vite. Postuler et recruter à travers un téléphone ou l’écran d’un ordinateur prend tout son sens et s’inscrit en cohérence dans ce contexte socio professionnel. Le recrutement à distance est un outil voire un atout pertinent de plus en plus utilisé car s’inscrivant dans le quotidien des salariés et des employeurs – recruteurs.

Par ailleurs, les recrutements en ligne tendent à se développer et peuvent permettre de formaliser un processus plus complet que le traditionnel entretien physique devant un jury de recrutement et la vidéo prend et prendra une place de plus en plus grande dans le processus de recrutement.

La période actuelle de confinement confirme cette tendance. Les nombreux recrutements auxquels auront à faire face les collectivités aux cours des prochaines années (pyramide des âges, départs massifs, …) permettent également d’envisager le développement du recrutement à distance (tout ou partie) pour des raisons de gain de temps mais aussi d’attractivité et de simplicité pour des candidats éloignés de la collectivité en recherche (moins de déplacement pour des candidats éloignés). On peut y voir aussi une démarche écologique et la gestion des ressources humaines n’est pas exempte des politiques de développement durable mise en place par les collectivités territoriales.

Le recrutement à distance va engendrer des modifications ou évolutions sur le processus de recrutement, tant pour le recruteur (cf. fiche COVID-19 les recrutements pendant la crise sanitaire) que pour le recruté (et donc candidat au début du processus) en termes d’organisations, de préparation ou encore de gestion du stress.      

Sauf à ne pas postuler ou à abandonner la procédure de recrutement en cours, si le recruteur a décidé de réaliser tout ou partie de son recrutement à distance, vous n’aurez pas le choix. Donc autant s’y préparer. Un entretien à distance doit faire l’objet d’une préparation avec autant de soin qu’un entretien physique (cf. note sur le site).  L’avant-entretien est un moment clé pour le recruté, qui se prépare, tant sur le plan de la discussion qui va suivre, qu’au niveau de son apparence et des outils techniques.

A la différence d’un entretien traditionnel, c’est ici au « recruté » d’être attentif à l’environnement qui l’entoure :

• Choisir un lieu neutre mais néanmoins rassurant et où vous vous sentez à l’aise.
• Le domicile étant le lieu le plus souvent choisi, on choisira une pièce qui vous « sépare » de votre intimité.
• Garder, autant que possible, une séparation entre la sphère privée et le professionnel.
• Une chambre, par exemple, n’est pas, un endroit propice pour recevoir un appel en visioconférence car trop représentative de la sphère privée ; on choisira plutôt son bureau si on en dispose d’un à son domicile, ou son salon, un endroit calme.
• On fera attention à l’arrière-plan. 
• Si le choix du lieu est important, on veillera également à choisir un lieu qui ne souffrira d’aucune intervention intempestive ou de perturbation liées au quotidien ; cela peut s’avérer un exercice « difficile » car le candidat n’a pas toujours de choix de l’horaire de l’entretien. On veillera donc à s’organiser en conséquence.     
• Le choix du lieu de l’entretien favorise la gestion du stress dans la mesure ou le candidat connaît celui-ci et peut l’occuper librement (contrairement à la « chaise » réservée dans un entretien de recrutement classique). A chacun d’en faire une force !
• S’assoir à une table pour recevoir son appel : être assis permet de poser son ordinateur face à soi sur une structure stable.
• En cas d’impossibilité, le lieu pourra aussi être un espace de travail réservé à l’extérieur remplissant ces conditions

De même, le candidat veillera à bien appréhender l’outil numérique.

Le support de communication peut être vécu comme une barrière entre le recruteur et le candidat. C’est un élément support qui n’est pas neutre dans la relation. Il peut avantager ou desservir l’un ou l’autre. Même s’il peut y avoir une appréhension à l’usage de l’outil numérique, c’est au candidat d’en faire un avantage. Si la distance peut parfois être une « sécurité », l’absence de face à face permet également d’appréhender différemment l’entretien : 

• Pour réaliser un entretien à distance, le candidat aura besoin d’un ordinateur, d’une bonne connexion Internet et d’un casque (ce qui réduit grandement pour votre interlocuteur les sons de votre environnement).

Il est fortement recommandé de tester vos logiciels avant l’entretien et d’effectuer les mises à jour nécessaires pour ne pas être interrompu pendant les échanges. Si vous ne maitrise pas cela, n’hésitez pas à rechercher dans votre entourage une personne ressource qui pourra vous aider.

• Pensez à garder auprès de vous les coordonnées du recruteur (n° de téléphone et @-mail) pour anticiper d’éventuels problèmes de connexion et ainsi tentez de le recontacter. 
• Soyez ponctuel à l’horaire fixé pour la visio.
• Couper toutes les applications intrusives sur votre ordinateur pour éviter d’être perturbé.
• Attention aux « blancs » qui peuvent avoir un impact différent des moments de silence qui peuvent exister dans un entretien en face à face et qui peuvent être compenser par l’attitude corporelle. Et la visio ne permet pas de compenser pleinement la réalité de la gestuelle.
• Les « difficultés » techniques (écran figé, discussion saccadée, léger décalage entre le son et l’image, incertitude de savoir si l’interlocuteur nous entend et nous voit, …) peuvent engendrer un stress supplémentaire, voire une gêne mais font partie intégrante des aléas imprévisibles pouvant survenir lorsque la discussion est soumise à l’intermédiaire de l’ordinateur ; il convient alors d’adopter une attitude bienveillante et de ne pas hésiter à reformuler, à demander de répéter, … Le recruteur pourra enregistrer les mêmes.
• Par ailleurs, les difficultés techniques liées à la fluidité du réseau, s’il peut être générateur de stress peut aussi être utilisé intelligemment par le candidat pour faire répéter et ainsi prendre le temps de préparer sa réponse (à condition de ne pas renouveler l’opération trop fréquemment) ; « une excuse stratégique à votre avantage ».    
• Il convient en début d’entretien de se mettre d’accord sur les règles, les codes à mettre en place pour que les échanges se déroulent dans de bonnes conditions.
• La durée d’un entretien visio peut s’avérer plus courte que lors d’un entretien d’embauche traditionnel ; le candidat veillera donc encore plus à être concis dans ses réponses et aller à l’essentiel sous oublier au besoin d’interpeller le recruteur pour s’assurer de sa bonne compréhension. Se préparer à un échange plus concis et plus précis : préparer une présentation synthétique et soyez percutant et dynamique.
• N’hésitez pas à préparer des documents illustrant vos propos que vous pourrez transmettre au recruteur via le « tchat » du logiciel par exemple.

Finalement cette configuration peut aussi présenter pour vous des avantages : elle vous permet d’avoir votre préparation et tout autre élément utile à portée de main ou de clic, de démontrer maitrise des outils informatiques et de communication et enfin votre capacité à vous adapter à une nouvelle forme d’entretien.

Pensez également à soigner votre tenue et votre posture :

• Certains candidats peuvent être plus à l’aise devant un écran que face à un jury.
• Le support numérique peut apparaître, pour certains, comme une distance de sécurité. L’inconnu laisse place à l’imagination ! si on se projette lorsque l’on passe un entretien d’embauche, ce phénomène relève plus de l’imagination dans le cadre d’un entretien à distance. Il convient toutefois de projeter une image cohérente et positive à son ou ses interlocuteur(s) même s’il n’y a aucun contact physique.  
• Habillez-vous comme s’il s’agissait d’un entretien en face à face ; veillez à avoir l’air professionnel. Préparez-vous comme le feriez en conditions normales, cela vous aidera à adopter la bonne posture et à vous donner confiance ; imaginez que vous ayez à vous lever pendant l’entretien !   
• Faites attention à votre posture, même si l’attitude à l’écran est plus difficile à juger que dans la vie réelle : regarder votre interlocuteur ; il est important que vos bras et vos mains apparaissent à l’image, ce qui permet de montrer davantage de vous-même. Montrez votre enthousiasme en restant souriant et dynamique. La posture et la gestuelle restent très importantes même si on n’est pas en face à face. 
• Restez vous-même et soyez le plus naturel possible. Pour cela, proscrire des « antisèches » même si celles-ci peuvent rassurer mais que vous aurez tendance à lire et de fait à ne plus regarder votre interlocuteur. Utilisez plutôt des mots-clés comme aide-mémoire.
• Répétez, répétez et répétez … Trouvez toutes les bonnes occasions de tester l’équipement (famille, ami voisin…), mais aussi vous familiariser avec votre image et votre voix à l’écran.